Règlements

IMPORTANT

Le version française de ce texte a été traduite de la version originale en anglais.

En cas de divergence entre les deux version, le texte original en anglais prendra préséance.

 

 

Constitution et règlements administratifs de Siamsa

1. APPROBATIONS

L'approbation/réapprobation de ce document avant sa publication ou sa réédition est la responsabilité des administrateurs du conseil d'administration de l'École de musique irlandaise Siamsa de Montréal. Toute modification apportée au présent document sera conforme aux exigences décrites à la section 6.7 du présent document.

Version Rôle Nom Date Approbation
1.0 Conseils d'administration de 2000 à 2003 Patrick Barthe
Sheila McGovern
Emily Andrew		 2000 to 2003 Version initiale non-contrôlée 1.0
2.x Conseil d'administration 2017 Philippe Murphy, directeur
Gord Fisch, secrétaire
Richard O’Donoughue, trésorier
Daniel Dupuis, administrateur
Paul Cunningham, administrateur
Elizabeth-Lynn Doiron, administratrice		 Septembre 2017

Approbation partielle:
Réunion extraordinaire - 7 décembre 2017

Approbation finale:
AGA de l'école - 3 mai 2018

 

 

2. PERSONNES-RESSOURCE

Liste des membres actuels du conseil d'administration

 

3. HISTORIQUE DES RÉVISIONS

Version Pages Détails de la revision Date Approbation
1.0 (initiale) Toutes Version initiale Décembre 2003 Patrick Barthe
Sheila McGovern
Emily Andrew
2.0 Toutes En cours de revision Juin 2017 Brouillon de la mise à jour de la version initiale
2.1 Toutes Ébauche finale pour approbation par le conseil d'administration 27 septembre 2018 Philippe Murphy, directeur
Elizabeth-Lynn Doiron, secrétaire
Richard O’Donoughue, trésorier
Daniel Dupuis, administrateur
Paul Cunningham, administrateur

 

 

4. CONTRÔLE DES DOCUMENTS

Le présent document est contrôlé. La version en ligne du document à l'adresse suivante https://siamsa.org/fr/about-us/reglements est considérée comme la version la plus récente et la plus contrôlée. Toutes les versions imprimées, copies et autres représentations - statiques ou électroniques - peuvent ne pas contenir les renseignements les plus récents et sont considérées à titre de référence seulement.

4.1. Date d’entrée en vigueur

La date d'entrée en vigueur de ce document est définie par la plus récente mise à jour du tableau de l'historique des révisions dans la version en ligne actuelle.

4.2. Distribution

Tous les membres de la Société et le grand public ont accès à ce document par l'intermédiaire du lien suivant https://siamsa.org/fr/about-us/reglements

4.3. Période d’examen

Ce document sera révisé annuellement ou au fur et à mesure que des changements importants surviendront.

 

 

5. APERÇU DES POLITIQUES

Siamsa – École de musique irlandaise de Montréal, ci-après appelée « La Société », est régie par la présente Constitution et les règlements administratifs en vertu des divers statuts des gouvernements du Canada et du Québec, et des statuts constitutifs de la Société accordés le 7 avril 1995 par l'Inspecteur général des institutions financiers. Le présent document définit les faits saillants, les spécifications et les définitions procédurales de la Société et du conseil d'administration.

5.1. Faits saillants:

    • mission et objectifs (Constitution, 2-3)
    • principes de bénévolat et du recouvrement des coûts (Constitution, 4)

5.2. Spécifications:

    • qui est un membre votant (Règlements administratifs, 1)
    • structure administrative: 5 à 9 membres du conseil d’administration ainsi que leurs rôles (Règlements administratifs, 7-10)
    • un processus de modification de la constitution et des règlements administratifs (Constitution, 7-9)
    • la création d'un comité de vérification (Règlements administratifs, 6) (voir section 8.1)

5.3. Définitions procédurales à suivre en cas de:

    • dissolution de la Société (Constitution, 10 et Règlements administratifs, 16)
    • remplacement du conseil d’administration actuel, y compris les changements normaux à l'assemblée annuelle, les vacances imprévues et la destitution (Règlements administratifs, 4-5 et 11-13)

 

 

6. CONSTITUTION

6.1. Désignation

6.1.1. Il y aura une école de musique irlandaise Siamsa, ci-après appelée « la Société ».
6.1.2. La Société sera connue sous le nom de Siamsa-School of Irish Music, et Siamsa-École de musique irlandaise, et Siamsa-Scoil Cheolta Eireann.

6.2. Mission

6.2.1. La mission de la Société est de promouvoir la culture irlandaise.

6.3. Objectifs

6.3.1. Les objectifs de la Société seront: 

      • éduquer les membres sur la musique, la chanson irlandaise, la danse irlandaise et la littérature irlandaise;
      • développer auprès du grand public une appréciation de la culture irlandaise;
      • promouvoir la tradition culturelle irlandaise; et
      • favoriser la camaraderie parmi les membres.

6.4. Principes

6.4.1. Les principes de la Société seront: 

      • Bénévolat: la Société fonctionne par l'intermédiaire de bénévoles, sous réserve d'exceptions pour les enseignants de l'école de musique, les membres d'orchestre et les danseurs qui se produisent lors des ceilis.
      • Recouvrement des coûts: les activités de la Société fonctionnent selon le principe du recouvrement des coûts.

6.5. Activités

6.5.1. Les activités de la Société sont de constituer une école de musique offrant des cours collectifs; et participer à des projets spéciaux liés à la culture irlandaise, à la musique irlandaise, à la chanson irlandaise, à la danse irlandaise et à la littérature irlandaise.

6.6. Application de la constitution

6.6.1. La Société est régie par la présente Constitution en vertu des divers statuts des gouvernements du Canada et du Québec, ainsi que des statuts constitutifs de la Société accordés le 7 avril 1995 par l'Inspecteur général des institutions financières.

6.7. Modification de la constitution

6.7.1. Tout amendement à la présente constitution exige:

      1. La recommandation d'un membre du conseil d'administration; et
      2. Un vote des deux tiers du conseil d'administration lors d'une réunion convoquée à cette fin; et
      3. Un vote des deux tiers des membres actifs sur les propositions présentées aux assemblées convoquées à cette fin et présentées sur le www.siamsa.org pour examen par les membres non présents. Le vote peut avoir lieu à l'assemblée et par voie électronique.

6.8. Application des règlements administratifs

6.8.1 La Société est régie par les règlements administratifs en vertu de la constitution.

6.9. Revision des règlements administratifs

6.9.1. L'ajout d'un nouveau règlement ou la modification d'un règlement existant nécessite:

      1. Un vote majoritaire du conseil d'administration lors d'une réunion convoquée à cette fin; et
      2. Un vote majoritaire de l'Assemblée générale lors d'une assemblée extraordinaire convoqué à cette fin.

6.10. Dissolution

6.10.1. En cas de dissolution de cette Société, les fonds restants à ce moment seront transmis à une société à but non lucratif de la province de Québec ayant des objectifs similaires.

 

 

7. RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

7.1. Membership

7.1.1. Les membres de la Société sont:

      1. les étudiants inscrits au semestre en cours de l'École de musique ou ayant été inscrits à l'un des trois semestres précédents de l'École de musique; et
      2. les instructeurs bénévoles actuels et passés; et
      3. les membres actuels et passés du conseil d'administration; et
      4. les bénévoles de la Société reconnus comme tels par résolution du conseil d'administration ou de l'assemblée générale.

Les membres généraux sont les membres de la Société âgés de 18 ans ou plus. Les jeunes membres sont composés des membres de la Société âgés de moins de 18 ans.

7.2. Membres honoraires

7.2.1. Un membre honoraire à vie est décerné à un membre général pour services notables et prolongés à la Société sur recommandation du conseil d'administration et accordé par résolution, avec l'appui majoritaire des membres généraux votant lors d’une assemblée annuelle.

7.2.2. Un membre honoraire à vie peut être simultanément un membre général.

7.3. Assemblée générale

7.3.1. Les membres de l'Assemblée générale sont:

      1. les membres généraux, votants; et
      2. les membres honoraires à vie et membres jeunesse, sans droit de vote.

7.3.2. Le président de l'assemblée générale est le directeur de la Société et le secrétaire rapporteur de l'assemblée générale est le secrétaire de la Société.

7.3.3. L'avis d'assemblée générale est transmis par le Directeur.

7.3.4. Au moins vingt (20) membres votants sont nécessaires pour déterminer le quorum.

7.4. Assemblée annuelle

7.4.1. Il y aura une assemblée générale annuelle chaque année, en mai.

7.4.2. L'assemblée annuelle est convoquée par le conseil d'administration au plus tard le dernier jour de mars de chaque année, ou

7.4.3. par appel écrit d'au moins sept (7) membres votants au président du conseil d'administration, au plus tôt le premier jour d'avril de chaque année et au plus tard vingt (20) jours avant l'assemblée annuelle.

7.4.4. L'assemblée annuelle se limite aux questions précisées lors de la convocation, qui comprennent les items suivants:

      1. Adoption de l’Ordre du jour; et
      2. Adoption des Minutes de l’assemblée générale précédente; et
      3. Adoption du rapport du Directeur de la Société; et
      4. Adoption du rapport du Trésorier de la Société; et
      5. Adoption du rapport du comité de vérification tel que présenté lors de la dernière assemblée générale; et
      6. Nomination des dirigeants pour l’année suivante; et
      7. Élection des dirigeants.

7.5. Réunions extraordinaires

7.5.1. Une assemblée extraordinaire de l'assemblée générale résulte de la convocation du conseil d'administration ou de la convocation écrite de quinze (15) membres votants au président du conseil d'administration au plus tard treize (13) jours avant l'assemblée extraordinaire.

7.5.2. Une assemblée extraordinaire se limite aux questions précisées lors de la convocation.

7.6. Comité de vérification

7.6.1. Le comité permanent de vérification de l'assemblée générale est nommé par le conseil d'administration sur recommandation du trésorier de la Société et au nom de l'assemblée générale au plus tard le dernier jour du mois de mai.

7.6.2. Ce comité est composé de deux (2) membres généraux qui ne sont pas membres du conseil d'administration.

7.6.3. Ce comité vérifie les comptes du trésorier de la Société à la fin de l'exercice financier; et

7.6.4. fait rapport de ses conclusions à l'assemblée générale.

7.7. Conseil d’administration

7.7.1. Le conseil d'administration est composé des membres votants suivants:

      1. le Directeur de la Société; et
      2. le Secrétaire de la Société; et
      3. le Trésorier de la Société; et
      4. Deux (2) membres participants ou plus, selon ce qui est jugé nécessaire pour administrer les activités.

7.7.2. Le président du conseil d'administration est le Directeur de la Société; et

7.7.3. Le secrétaire rapporteur du conseil d'administration est le secrétaire de la Société.

7.7.4. La présence d'au moins la majorité des membres du conseil d'administration est nécessaire pour constituer une réunion du conseil d'administration.

7.7.5. Il y a une réunion du conseil d'administration dans les quarante-cinq (45) premiers jours suivant l'assemblée annuelle et des réunions au besoin durant l'année scolaire.

7.7.6. Le conseil d'administration se réunit suite à la convocation du président ou de deux administrateurs, au moins quarante-huit heures avant la réunion.

7.8. Directeur de la Société

7.8.1. Le directeur de la Société est le premier dirigeant de la Société. Il est responsable du fonctionnement général de la Société, y compris les éléments suivants:

      1. mettre en œuvre de la mission, des objectifs, des principes et des activités de la Société; et
      2. mettre en œuvre des décisions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration; et
      3. présider les réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration; et
      4. parler officiellement au nom de la Société.

7.9. Secrétaire de la Société

7.9.1. Le secrétaire de la Société est le principal dirigeant administratif de la Société. Il est responsable des tâches administratives de la Société, y compris les éléments suivants:

      1. tenir un registre des réunions de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration; et
      2. maintenir une liste des membres à jour.

7.10. Trésorier de la Société

7.10.1. Le trésorier de la Société est le principal dirigeant financier de la Société. Il est responsable des finances de la Société, y compris les éléments suivants:

      1. tenir un registre écrit des opérations financières de la Société; et
      2. répondre aux besoins bancaires de la Société; et
      3. recevoir des sommes d'argent et effectuer les paiements requis par la Société; et
      4. recommander la nomination de membres au comité de vérification.

7.11. Sélection des dirigeants

7.11.1. Un dirigeant est un membre général de la Société. Les officiers sont choisis comme suit:

      1. À l'assemblée annuelle, les mises en candidature sont autorisées à partir de la salle.
      2. Les dirigeants sont élus à main levée ou, sur demande, par scrutin secret.
      3. Pour être élu, un candidat doit obtenir une majorité des voix.
      4. Le mandat d'un dirigeant commence à la clôture de l'assemblée annuelle au cours de laquelle il a été élu et dure jusqu'à la clôture de l'assemblée annuelle suivante.

7.12. Dirigeants intérimaires

7.12.1. Si un poste est vacant, le Conseil d'administration peut nommer un membre général à titre de dirigeant intérimaire lors d'une réunion convoquée à cette fin.

7.12.2. Le mandat d'un dirigeant intérimaire commence à la clôture de la réunion du conseil d'administration au cours de laquelle il est nommé et se prolonge jusqu'à la clôture de l'assemblée annuelle suivante.

7.13. Destitution d’un dirigeant

7.13.1. Un dirigeant peut être destitué de la manière suivante:

      1. Lors d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, le conseil d’administration présente ses accusations.
      2. Le dirigeant faisant l'objet d'une demande de destitution aura la possibilité de se défendre contre ces accusations.
      3. Pour être destitué, une résolution supportant les accusations doit nécessiter l'appui des deux tiers des membres généraux votant à l'assemblée.

7.13.2. Un dirigeant intérimaire peut être destitué de la manière suivante:

      1. Lors d’une réunion convoquée à cette fin, le conseil d’administration présente ses accusations.
      2. Le dirigeant intérimaire faisant l'objet d'une demande de destitution aura la possibilité de se défendre contre ces accusations.
      3. Pour être destitué, une résolution supportant les accusations doit nécessiter l'appui des deux tiers des voix des membres du conseil d'administration.

7.14. Enseignants bénévoles

7.14.1. Les instructeurs bénévoles sont nommés par le conseil d'administration, semestre par semestre, en fonction de leur capacité d'enseignement, de leur compétence dans le domaine d'enseignement et de leur engagement envers la Société.

7.14.2. Le conseil d'administration verse à chaque enseignant bénévole des honoraires qu'il détermine.

7.15. Finances

7.15.1. L'exercice financier de la Société commence le premier jour de juillet de chaque année et se termine le dernier jour de juin de l'année suivante.

7.15.2. Seul le conseil d'administration a le droit d'autoriser des dépenses.

7.15.3. Au moins deux des signatures suivantes sont requises pour effectuer les dépenses:

      1. le Trésorier de la Société; et
      2. le Directeur de la Société; et
      3. le Secrétaire de la Société.

7.16. Dissolution

7.16.1. Si la majorité des membres du conseil d'administration conviennent que le moment est venu de dissoudre la Société, celui-ci doit:

      1. Présenter une résolution à l'assemblée générale demandant la dissolution de la Société lors d'une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.
      2. Obtenir l'appui d'une majorité de membres votants présents à l'assemblée extraordinaire pour l’adoption de la résolution.
      3. Si la résolution est rejetée, le conseil d'administration peut démissionner et demander l'élection d'un nouveau conseil.
      4. Si un nombre insuffisant de personnes est élu pour constituer un nouveau conseil, le conseil d'administration qui a présenté la résolution procédera à la dissolution de la Société conformément aux statuts de la Société.

7.17. Autorité parlementaire

7.17.1. La Société est régie par les règles contenues dans la plus récente édition dans le domaine public de l’ouvrage Robert’s Rule of Order dans tous les cas applicables, sous l'autorité des Statuts.

 

 

8. ANNEXE

8.1. Comité de vérification

8.1.1. Création du comité de vérification

L'objectif du comité de vérification est de s'assurer que la Société, qui fonctionne en tant qu'entité sans but lucratif, fait preuve d'une transparence raisonnable dans ses rapports financiers. L'objectif de la vérification annuelle est de clarifier les revenus et les dépenses à tous les membres et de cerner les lacunes pour lesquelles il est possible d'améliorer le traitement.

Un comité de vérification doit:

      1. Être désigné par le conseil d'administration et se composer d'un minimum de deux (2) personnes qui ne sont pas membres du conseil. Le conseil demandera et sollicitera des bénévoles à l'assemblée annuelle de mai pour effectuer un examen de la trésorerie après la fin de l'exercice financier, après le dernier jour de juin.
      2. Effectuer la vérification indépendante de l'exercice scolaire précédent entre les mois d'août et d'octobre et préparer son rapport de conclusions qui sera présenté à l'Assemblée générale en décembre.

8.1.2. Processus et rapport du comité de vérification

Le comité de vérification procédera à un examen des recettes et des dépenses liées à:

      1. Cours
      2. Céilis organisés par Siamsa
      3. Autres céilis
      4. Ateliers
      5. Marchandise promotionnelle
      6. Remboursements
      7. Assurances responsabilité
      8. Autres coûts d’opération

Le rapport du comité comprendra:

      1. Un résumé de leur examen de tous les recouvrements et comptes créditeurs de l’année scolaire précédente; et
      2. Une liste des écarts de la manière suivante:
        1. toute divergence entre la liste des personnes inscrites pour l'année et les droits perçus; et
        2. tout écart de dépenses pour les enseignants et aides-enseignant; et
        3. tout écart de dépenses pour le loyer; et
        4. toute dépense pour laquelle il manque des reçus, des factures ou une description explicative de la dépense.

8.2. Contenu historique

Affiché le 10 avril 2003 (tel que proposé), adopté en décembre 2003.

Les règlements administratifs initiaux et la constitution initiale ont été élaborés par les conseils d'administration de Siamsa au cours des 3 dernières années (2000-2003), sous la direction de Patrick Barthe, Sheila McGovern et Emily Andrews. Nous sommes particulièrement redevables pour ce bon travail à Dianne Connolly, qui les a initialement proposés et rédigés les premières ébauches, et à Sheila, qui les a édités à la satisfaction du conseil d’administration.

Ils ont été officiellement examinés et modifiés par le conseil d'administration actuel de l'été 2017. Des recommandations de modifications devraient être présentées à l'assemblée générale de l'hiver 2017 pour approbation.

8.3. Historique des révisions

Ce document a été révisé/mis à jour le 2018-09-27

Section Original Proposé Justification Approuvé
5.2 (4e item) Création d'un comité de vérification (Règlements administratifs, 6) Création d'un comité de vérification (Règlements administratifs, 6) (voir section 8.1) Le document ne contenait pas de description du processus d'établissement d'un comité de vérification et de son mandat. Cette disposition a été ajoutée à l'annexe 8.1 Approuvé
2017-12-07
6.7.1 a) Les recommandations d'un comité spécial de révision des statuts des membres du conseil d'administration. La recommandation d'un membre du conseil d'administration Niveau administratif excessif. Tous les membres ont accès aux statuts et aux règlements administratifs et peuvent soumettre des suggestions ou des recommandations d'amendements à un membre du conseil d'administration en tout temps. Approuvé
2017-12-07
6.7.1 c) Un vote des deux tiers de l'Assemblée générale lors d'une assemblée extraordinaire a été convoqué à cette fin. Un vote des deux tiers des membres actifs sur les propositions présentées aux assemblées convoquées à cette fin et présentées sur le www.siamsa.org pour examen par les membres non présents. Le vote peut avoir lieu à l'assemblée et par voie électronique. Engagement des membres Approuvé
2018-05-03
7.4.4 e) L'adoption du rapport du Comité de vérification. Adoption du rapport du comité de vérification tel que présenté lors de la dernière assemblée générale; Pour s'harmoniser avec les changements proposés au début et à la fin de l'exercice financier. Approuvé
2017-12-07
7.6.1 Le comité permanent de vérification de l'assemblée générale est nommé par le conseil d'administration sur recommandation du trésorier de la Société et au nom de l'assemblée générale au plus tard le dernier jour de mars. Le comité permanent de vérification de l'assemblée générale est nommé par le conseil d'administration sur recommandation du trésorier de la Société et au nom de l'assemblée générale au plus tard le dernier jour du mois de mai. Pour s'harmoniser avec les changements proposés au début et à la fin de l'exercice financier. Approuvé
2017-12-07
7.6.4 Faire rapport de ses conclusions à l'assemblée annuelle. Fait rapport de ses conclusions à l'assemblée générale. Pour s'harmoniser avec les changements proposés au début et à la fin de l'exercice financier afin de permettre la présentation du rapport à l'assemblée générale d'hiver. Approuvé
2017-12-07
7.7.1 d) Deux membres participants. Deux (2) membres participants ou plus, selon ce qui est jugé nécessaire pour administrer les activités. Le fait d'avoir des membres supplémentaires permet d'alléger la charge administrative par membre bénévole et d'assurer une couverture participative lors des événements pour couvrir les vacances et les absences. Approuvé
2017-12-07
7.15.1 L'exercice financier de la Société commence le premier jour de mai de chaque année donnée et se termine le dernier jour d'avril de l'année suivante. L'exercice financier de la Société commence le premier jour de juillet de chaque année et se termine le dernier jour de juin de l'année suivante. Étant donné que les activités scolaires se poursuivent au-delà du dernier jour d'avril et que les sommes dues continuent de clôturer les activités de l'année précédente, le conseil recommande de modifier les dates de début et de fin de l'exercice financier afin de mieux refléter les revenus par rapport aux dépenses de l'année entière. Approuvé
2017-12-07
8.1. Néant Création du comité de vérification Le document ne contenait pas les étapes nécessaires à la mise sur pied d'un comité de vérification, ainsi que le processus du comité de vérification et les attentes et les produits livrables. Le conseil recommande d'ajouter cet élément supplémentaire à la constitution et aux règlements administratifs. Approuvé
2017-12-07